ניהול עמותה הוא עבודה רצינית שדורשת עמידה בכללים והתמודדות יומיומית עם רגולציה, כספים ואנשים. בלי הבנה של המערכת, זה פשוט לא יעבוד. הנה כל מה שחשוב לדעת כדי לנהל עמותה כמו שצריך.
מהו ניהול עמותה?
בניגוד לחברות עסקיות, עמותות פועלות ללא מטרת רווח ומחויבות לקדם מטרות חברתיות ציבוריות. ניהול עמותה מוצלח דורש שילוב של מיומנויות ארגוניות, פיננסיות ואנושיות.
ההבדלים בין עמותה לחברה רגילה
עמותה פועלת תחת חוק העמותות התש"מ-1980 ומוגדרת כתאגיד ללא כוונת רווח. בשונה מחברה עסקית, אסור לעמותה לחלק רווחים לחבריה. כל הכנסותיה מיועדות לקידום מטרותיה. חוץ מזה, עמותות נהנות מהטבות מס משמעותיות, ביניהן פטור ממס הכנסה על פעילותן העיקרית ואפשרות למתן קבלות על תרומות.
האתגרים המרכזיים בניהול עמותה
האתגרים הייחודיים כוללים גיוס משאבים מתמשך, עמידה בדרישות רגולטוריות מורכבות, ניהול מתנדבים לצד עובדים בשכר, ויצירת השפעה מדידה. יש גם את האתגר של איזון בין המשימה החברתית לבין הצורך בניהול יעיל ומקצועי.
המסגרת החוקית והרגולטורית של עמותות
חוק העמותות ותקנות רשם העמותות
חוק העמותות קובע את המסגרת הבסיסית לפעילות עמותות. הרשם מפרסם הנחיות מפורטות המפרשות את החוק ומציבות סטנדרטים לניהול תקין.
דרישות דיווח שנתיות וחובות משפטיות
עמותות נדרשות להגיש דוחות שנתיים עד ל-30 ביוני מדי שנה. הדוחות כוללים דוחות כספיים, דוח על פעילות העמותה, פרוטוקולים של ישיבות ועד והאסיפה הכללית, ופרטים על מקבלי השכר הגבוה. אי-עמידה בדרישות אלה עלולה לפגוע באישור הניהול התקין.
אישור ניהול תקין לעמותה
מהו אישור ניהול תקין ומדוע הוא נחוץ?
אישור ניהול תקין הוא תעודה רשמית שמנפיק רשם העמותות, המעידה על התנהלות נאותה של העמותה. האישור תקף לשנה אחת (או שנתיים לעמותות ותיקות ויציבות), והוא הכרחי לקבלת תמיכות ממשרדי ממשלה, השתתפות במכרזים ולעיתים אף לקבלת תרומות מקרנות וארגונים פילנתרופיים.
התנאים לקבלת אישור ניהול תקין
כדי לקבל אישור ניהול תקין, על העמותה לפעול ברציפות לפחות שנתיים ולהגיש לרשם את כל המסמכים הנדרשים. עמותה חדשה יותר יכולה לבקש "אישור על הגשת מסמכים". מעבר לכך, יש לקיים אסיפה כללית לאישור הדוחות הכספיים, וועדת הביקורת חייבת לבדוק את הדוחות ולהגיש את ממצאיה.
תהליך הגשת הבקשה לאישור ניהול תקין
הגשת הבקשה מתבצעת דרך פורטל מקוון של רשם העמותות. המועד האחרון להגשה הוא 30 ביוני, ותהליך הטיפול נמשך כ-4-6 חודשים. חשוב להתחיל בהכנת המסמכים כחודש לפני האסיפה הכללית, ולוודא שכל הדרישות מולאו בהתאם לרשימת הדרישות של הרשם.
ניהול פיננסי תקין של עמותה
עקרונות בסיסיים בניהול כספים
ניהול פיננסי יעיל מחייב הפרדה מוחלטת בין כספי העמותה לכספים פרטיים, תיעוד מלא של כל הכנסה והוצאה, התאמות בנק חודשיות ואימוץ כללי חשבונאות מקובלים. העמותות מבצעות בקרה רבעונית על הביצוע מול התקציב, וכך מזהות סטיות מבעוד מועד.
מורשי חתימה וביצוע תשלומים
על פי הנחיות הרשם, נדרשים לפחות שני מורשי חתימה לכל פעולה כספית. מורשי החתימה לא יכולים להיות קרובי משפחה מדרגה ראשונה, ולא חברי ועדת ביקורת. התשלומים צריכים להיות מאושרים על פי נהלים ברורים, עם תקרות סמכות מוגדרות לכל בעל תפקיד.
ניהול חשבונות בנק וקופה קטנה
לכל עמותה חייב להיות חשבון בנק נפרד על שמה. כסף מזומן לצרכים יומיומיים מנוהל כקופה קטנה, בסכום מוגבל (בדרך כלל עד 1,000 ש"ח). יש לנהל רישום מדויק של כל הוצאות הקופה הקטנה, כולל קבלות, ולבצע התאמה חודשית.
הוצאות הנהלה והוצאות כלליות – מה מותר?
חוזר החשב הכללי מגביל את הוצאות ההנהלה והוצאות כלליות ל-22% מסך ההכנסות. הוצאות אלה כוללות שכר מנהלה, שכר דירה ואחזקה, משרד, שירותים מקצועיים, ביטוחים ועוד. חריגה מהמגבלה עלולה לפגוע באישור הניהול התקין.
סיכום
ניהול עמותה מחייב עמידה בדרישות החוק, שקיפות והתנהלות כספית מדויקת. עמותה צריכה להגיש דוחות שנתיים, לקיים אסיפה כללית, ולפעול לפי כללי רשם העמותות כדי לשמור על אישור ניהול תקין. עמידה בכללים מבטיחה יציבות ארגונית, מאפשרת קבלת תמיכות, ומחזקת את אמון הציבור בעמותה.
שאלות נפוצות
מהו אישור ניהול תקין לעמותה?
אישור ניהול תקין הוא מסמך רשמי מרשם העמותות המעיד שהעמותה עומדת בדרישות החוק והרגולציה. האישור נדרש לקבלת תמיכות ממשלתיות והשתתפות במכרזים.
כמה זמן לוקח לקבל אישור ניהול תקין?
תהליך קבלת האישור אורך כ-4-6 חודשים מרגע הגשת כל המסמכים הנדרשים. עמותה צריכה לפעול לפחות שנתיים כדי להיות זכאית לאישור מלא.
מה ההבדל בין עמותה לחל"צ?
עמותה מוקמת תחת חוק העמותות, בעוד חל"צ (חברה לתועלת הציבור) מוקמת תחת חוק החברות. שתיהן פועלות ללא כוונת רווח, אך החל"צ נהנית מגמישות ניהולית גדולה יותר.
האם חבר ועד יכול לקבל שכר מהעמותה?
ככלל, חברי ועד אמורים לשרת בהתנדבות. במקרים חריגים, ניתן לשלם שכר לחבר ועד, אך זה דורש אישור מראש של האסיפה הכללית.
איך מתמודדים עם ועדת ביקורת לא פעילה?
אם ועדת הביקורת לא מבצעת את תפקידה, יש להחליפה באסיפה הכללית. חשוב לבחור חברי ועדה בעלי ניסיון רלוונטי ולוודא שהם מקבלים הדרכה מתאימה על תפקידם ואחריותם.
מה עושים אם העמותה לא עמדה בדרישות הדיווח?
במקרה של פיגור בדיווח, יש להגיש את הדוחות בהקדם האפשרי ולפנות לרשם העמותות להסבר. לעיתים ניתן לקבל הארכה. חשוב לזכור שפיגור עלול לגרום לביטול האישור ולפגיעה ביכולת לקבל תמיכות.
