במיוחד בתקופת הקורונה, שבה העבודה מהבית הפכה למצרך בסיסי, גם שירותי מיקור החוץ תפסו תאוצה. במאמר הבא נסביר מה זה שירות של מזכירה במיקור חוץ, למי השירות יכול להתאים ולמה הוא עשוי להיות ריווחי ביותר עבור העסק שלכם.
מה זה שירות מזכירה במיקור חוץ?
מיקור חוץ הוא שירות שבמסגרתו מנהלים ובעלי חברות שוכרים שירותים חיצוניים לטובת ביצוע משימות שוטפות. ברוב המקרים, מדובר בשירותים שאינם נחשבים בגדר משימות הליבה של החברה, ובתוכם גם שירות של מזכירה במיקור חוץ. בשנים האחרונות הפך מיקור החוץ לשירות נפוץ מאד, במיוחד בתקופת הקורונה שבה מנהלים ובעלים של חברות החליטו לעשות הכל על מנת לקצץ במשהו את ההוצאות השוטפת של החברה.
למי השירות יכול להתאים?
השירות מתאים למהלים ובעלי חברות שרוצים להפנות את המשאבים של החברה למקומות הנכונים. ברוב המקרים, מדובר בחברות קטנות שלא צריכות להחזיק מזכירה במשרה מלאה ובטח שלא פיזית במשרד עצמו. כיום השירות נפוץ במיוחד בחברות הייטק קטנות, אך הוא בהחלט מתחיל לחלוש על תחומים נוספים כמו עריכת דין למשל. אגב, השירות הזה יכול להתאים עבורכם בתחילת דרככם העסקית ואם תחליטו שאתם מרחיבים את היקף העבודה במשרד, תמיד תוכלו להחליט שאתם עוזבים את השירות ומגייסים מזכירה במשרה מלאה.
מה היתרונות של מיקור החוץ?
מייעל את פעילות החברה
כשאתם משתמשים בשירות של מזכירה במיקור חוץ, אתם מפנים למעשה את כל האנרגיות המקצועיות שלכם למשימות הליבה החשובות באמת. במיוחד בכל הקשור לתחום ניהול המשרד, תחלופת העובדים מאד גדולה וזה מאד קשה לגייס עובד חדש, ללמד אותו את המקצוע ולזרוק את ההשקעה לפח לאחר שנה לכל היותר. חברת מיקור החוץ היא אחראית מעתה לגייס את העובדים ובכל מצב של עזיבת עובד, היא גם אחראית לחפוף את העובד החדש.
שירות מקצועי יותר
בואו נודה על האמת, כשאתם מבצעים משהו "חצי קלאץ'" כך זה גם נראה. מזכירה זה מקצוע, זה לא משהו שעושים על הדרך ואם כך זה יהיה אצלכם, סביר להניח שכך גם השירות שלכם ייראה. לכן, אם לכם בתור מנהלים אין את המשאבים והאנרגיות להפנות למזכירה שלכם, למקצע ולפתח אותה, אין טעם שהתפקיד הזה יהיה תחת אחריותכם. ברוב המקרים, מזכירה בשירות מיקור חוץ תהיה מזכירה מקצועית ואיכותית שזה התפקיד שלה לחיים.
חוסך לכם כסף
שירות של מזכירה במיקור חוץ יכול לחסוך לא מעט כסף לחברה שלכם. כמנהלים ובעלי חברות אתם ודאי מכירים את ההתמודדות הלא פשוטה עם עלויות מעביד, יחסי עובד מעביד ועוד. כשאתם שוכרים מזכירה במיקור חוץ אתם אמנם משלמים לחברה על השירות, אך בינכם ובין המזכירה אין כל יחסי עובד ומעביד ובטח שלא תצטרכו להפריש עבורה תשלומי פנסיה, קרן השתלמות ועוד. כלומר, אתם חוסכים לגמרי את עלות המעביד ולכן מדובר בשירות משתלם.
חוסך לכם מקום
אם אתם שוכרים איזה משרד קטן בתל אביב, אתם ודאי מבינים למה אנחנו מתכוונים. משרד רציני שמעסיק מזכירה במשרה מלאה צריך להחזיק גם משרד קבלה, אביזרים לשירותי משרד, טלפוניה ועוד. כשאתם שוכרים מזכירה במיקור חוץ אתם מפנים לעצמכם לא מעט מקום במשרד ומנצלים את השטח שלו לעובדי הליבה שאתם באמת צריכים שיישבו אתכם פיזית במשרד.
לסיכום, אם אתם רוצים למקסם את היכולות שלכם בתור עסק ולהפנות את המשאבים שלכם למשימות הליבה שהוא באמת צריך לעסוק בהן, אנחנו בהחלט ממליצים לכם לשכור שירות של מזכירה במיקור חוץ.
